Pautas para prevenir la morosidad

¿Conocéis a algún autónomo que no haya sufrido nunca un retraso en el pago de un encargo? Es un hecho que se produce con cierta frecuencia, más de lo deseado, y algunos retrasos incluso derivan en casos flagrantes de morosidad, cuando el cliente deja de pagar.

Los motivos alegados son variopintos, pero a menudo es por falta de liquidez, a veces provocada por retrasos en cobros o una mala gestión de la contabilidad y el flujo de caja de la empresa. Sea como sea, a nadie le gusta dejar de cobrar un trabajo realizado y entregado, y podemos adoptar una serie de medidas para prevenir la morosidad.

¿Qué podemos hacer para protegernos contra la morosidad?

1) Formalizar el encargo por escrito

Redactar un presupuesto y un encargo por escrito y solicitar al cliente que nos lo devuelva firmado es el primer paso para iniciar con buen pie un proyecto. Aunque definamos las condiciones y características oralmente con el cliente, mejor plasmarlo todo por escrito. Por seguridad y comodidad para ambas partes: será mucho más fácil acogerse a lo pactado y tener más argumentos de peso en caso de malentendidos o problemas. En caso de impago, y ante la posibilidad de tener que presentar un proceso monitorio, es una prueba de que ha habido una relación comercial.

2) Solicitar una provisión de fondos antes de iniciar el proyecto

Si el importe es pequeño, podemos arriesgarnos y prescindir del pago a cuenta, pero para montos cuantiosos, mejor curarse en salud. Personalmente, recomiendo que nunca sea inferior al 40%.

En proyectos muy voluminosos y que duran varios meses, es recomendable acordar una segmentación del pago: cantidades mensuales, o tres pagos: uno al inicio, una a la mitad y otro a la entrega, o a 30 días de la última entrega, por poner un ejemplo. Como contraprestación, podemos programar entregas parciales al cliente; es una situación positiva para ambas partes.

Lo que hacen profesionales de otros sectores puede servirnos de inspiración. Los desarrolladores de aplicaciones informáticas y los diseñadores de sitios web suelen solicitar un pago a cuenta antes de iniciar el proyecto y pagos parciales a medida que avanza el proyecto.

3) Confirmar la recepción de toda la documentación

Puede ocurrir que un fichero se pierda por el ciberespacio o que se cuee en la carpeta de correo basura del cliente. Sea como sea, y a falta de parecer pesados, solicitad siempre que os confirmen la recepción de la documentación (presupuestos, encargos y por supuestos, proyectos). Es una manera de evitar sustos innecesarios y que puedan utilizar como excusa la manida frase de «es que no lo hemos recibido en el plazo acordado». Además, hacer el seguimiento de un trabajo realizado es una muestra de profesionalidad.

Un cliente no me paga, ¿y ahora qué?

Llevar al dedillo la contabilidad y recordar la fecha de vencimiento de las facturas es importante. Pasado el plazo estipulado de pago, debemos ponernos en contacto con el cliente. Primero por correo electrónico, pero si no contesta, una llamada puede bastar para poner solución al problema.

Si sigue sin pagar, podemos proceder a enviar recordatorios: quincenales, semanales, cada dos días, todo depende del importe y del retraso en el pago. Sed educados, pero firmes. A fin de cuentas estamos exigiendo algo que es nuestro: el pago del trabajo realizado.

Si el cliente no da señales de vida, da largas o simplemente pasa del tema, los entendidos aconsejan que primero le avisemos que nuestro abogado va a ponerse en contacto con él. A veces con esa amenaza basta. Otras, hay que hacerle llegar una carta redactada por un abogado. Y si sigue en sus treces, podemos acogernos al proceso monitorio. Para cuantías inferiores a 30.000 euros es un recurso que la justicia pone a nuestra disposición, muy práctico porque no es necesario contar con un abogado o un procurador en la petición inicial. Desde 2008, incluso contamos con su versión europea, el proceso monitorio europeo, al que podemos acogernos para hacer frente a impagos de clientes de otros países miembros (a excepción de Dinamarca).

Ahora bien, hay señales que deberían hacer saltar nuestras alarmas. Debemos disponer de toda la información fiscal y de contacto del cliente (dirección, teléfono, CIF o NIF, web propia). Si se trata de una empresa, la ausencia de uno de estos datos es muy mala señal. La negativa de un cliente a firmar el presupuesto o el encargo y a pagar una provisión de fondos es una clara muestra de que puede demorarse en el pago o no ejecutarlo. Y cuando el retraso ya es fehaciente, la ausencia de contestación a nuestros mensajes en un lapso de tiempo prudente, o el hecho de no contestar a nuestras llamadas son una señal inequívoca de que nos encontramos ante un moroso. Hay que armarse de paciencia, no desistir, seguir los pasos y recordar siempre que estamos reclamando el pago por un servicio prestado.

Siempre es preferible intentar resolver el impago de forma amigable, sin tener que recurrir a la burocracia, pero es bueno saber que existen vías legales para poder actuar sin tener que desembolsar dinero. Bastante perdemos con el tiempo invertido en el seguimiento del cliente que se demora en el pago de sus facturas.