De la importancia de gestionar el tiempo

El tiempo es un recurso bien curioso: cada minuto, cada hora, cada día dura lo que dura, ni más ni menos y sin embargo a veces se nos antoja eterno y otras en cambio pasa volando (o eso pensamos). Pero el día solo tiene veinticuatro horas y es importante administrarlas bien para no acabar corriendo o con una montaña de tareas por terminar.

En noviembre de 2010 tuve la suerte de poder asistir al curso de gestión del tiempo organizado por APTIC y allí aprendí una serie de pautas para gestionar mejor mi tiempo y establecer objetivos claros.

Aprendí que es muy importante escuchar nuestro reloj interno para optimizar el tiempo y organizar las jornadas y poder agrupar así las tareas más pesadas o las que requieren más concentración en los picos de mayor productividad. Saber cuándo rendimos mejor nos ayudará a organizar mejor nuestras jornadas y adquirir buenos hábitos.

Otro punto clave es identificar a los ladrones del tiempo (las pérdidas de tiempo por culpa de distracciones e interrupciones), que nos desvían de las actividades para conseguir los objetivos que nos habíamos marcado. Es casi imposible evitarlos, pero sí es primordial identificarlos y no dejarse avallasar.

El estrés y el desorden son dos enemigos contra los que hay que luchar con fuerza. El desorden invade el espacio físico, pero también el mental.  Si trabajamos y vivimos en un espacio ordenado, pensaremos con más claridad. Y planificar de forma realista, no acumular demasiadas actividades, saber delegar y decir no son algunas claves para evitar el estrés negativo, que nos  frena a la hora de llevar a cabo nuestros propósitos, nos puede llegar a paralizar y minar nuestra salud.

¿Cuáles son las normas básicas de la organización del tiempo?

• Formular objetivos (anuales, trimestrales, mensuales, semanales y diarios)
• Planificar las actividades por adelantado
• Marcar prioridades (priorizar lo importante y evitar la tiranía de lo urgente)
• Realizar concretamente los objetivos (organizarlos en unidades manejables y tareas concretas)
• Controlar y hacer el seguimiento de los objetivos

Para conseguir nuestros propósitos y gestionar bien el tiempo hay que plasmar los objetivos y las tareas por escrito. Solo así sabremos si hemos sido realistas en nuestras previsiones y podremos rectificar para enmendar los errores. Para ello podemos utilizar una agenda clásica en papel, una agenda electrónica, utilizar calendarios  en línea o para descargar o crearnos una plantilla propia adaptada a nuestras necesidades. Yo utilizo, además de una agenda y una plantilla personalizada, los calendarios mensuales de Reprint Me y el calendario compacto anual de El Canasto.

Y como en la vida no todo es trabajo, la clave de la gestión del tiempo es conseguir que nos «sobren» horas para dedicarnos a otras actividades, socializar y disfrutar de la familia y los amigos.

Acabaré con una cita de Benjamin Franklin: «¿Amas la vida? No desperdicies el tiempo porque es la sustancia de que está hecha.»