Conseils pour prévenir les retards de paiement (2) : stratégies de prévention

Afin de prévenir et de minimiser les retards de paiement, voire les impayés, il est recommandé d’implanter des stratégies de prévention. Que nous conseillent donc les experts en recouvrement de créances pour éviter les surprises désagréables, notamment avec les nouveaux clients ?

Stratégies de préventionStratégies de prévention

1) Regrouper des informations complètes sur le client : données fiscales, adresse électronique, téléphones et personnes à contacter. Ne vous limitez pas aux données de l’interlocuteur qui vous a contacté ou de votre interlocuteur habituel ; obtenez aussi les données des différents départements (achats, administration, finances, comptabilité, etc.).

2) Rédiger un devis ou un bon de commande détaillé (le cas échéant, sous forme de contrat écrit), sur lequel figureront les caractéristiques du service ou des produits à vendre, les conditions générales et spécifiques de vente (lieu de la prestation du service, lieu de livraison des marchandises), la date de réception et de livraison, le montant total, la date d’échéance, la méthode de paiement) ainsi que les mentions obligatoires qui devront figurer sur la facture. Les deux parties devront signer ce devis pour donner leur accord.

3) Joindre à ce document les conditions générales de vente, qui incluront une clause établissant les actions qui seront entreprises si le règlement n’est pas effectué à la date établie (par exemple, les intérêts de retard) et une autre spécifiant le tribunal qui sera compétent en cas de litige.

4) Réclamer une provision de fonds ou un acompte avant de commencer la production ou d’engager un projet, afin d’assurer une partie de votre trésorerie.

5) Après la réalisation du service ou l’envoi de la marchandise, s’assurer de la réception correcte et de la conformité du client. En outre, vérifier que le client et, le cas échéant, le département responsable, ont reçu la facture et que les données qui y figurent sont correctes.

6) Contacter le client 15 à 5 jours avant la date d’échéance de la facture pour vérifier la modalité de paiement.

On n’est jamais trop prudent. Il est donc préférable de réunir le maximum d’informations du client, notamment s’il s’agit d’un nouveau client, pour prévenir des problèmes à l’avenir. Dans les deux prochains billets, nous analyserons les stratégies en cas de retard et face aux impayés.

Pour en savoir plus :

Photo : Old coins, de Clearly Ambiguous, via Creative Commons