Comunicaciones escritas: sé profesional y muéstrate como tal

Como se dice a menudo: «no solo hay que ser bueno, sino aparentarlo» y por ello es muy importante transmitir una imagen profesional en todo lo que atañe a nuestro trabajo. Solamente se puede dar una primera impresión, y más vale no desaprovecharla. Gran parte de los contactos que generamos, los hacemos virtualmente, ya sea por correo electrónico o en las distintas redes profesionales y sociales. Por lo tanto, es especialmente importante cuidar la expresión escrita y la presentación de los mensajes.

Correos electrónicos
– Incluir un asunto breve y claro
– Redactar los mensajes de formar clara y sin faltas, en un tono cordial y educado
– Presentarse debidamente y explicar con precisión pero sin excesivos rodeos el objeto del mensaje
– Incluir una firma profesional con los principales datos de contacto, que incluya un enlace a nuestro web

Presentaciones
– Un portfolio o currículo bien presentados en los que destaquemos nuestros servicios y puntos fuertes
– Una plantilla para presupuestos y facturas
– Un sitio web bien estructurado, que contenga toda la información que queramos destacar para que los clientes puedan hacerse una idea más detallada de cómo y con quien trabajamos

Redes profesionales y sociales
Es muy importante establecer de entrada qué uso queremos darles. Algunas redes, como LinkedIn o Viadeo, están claramente enfocadas a las relaciones profesionales, pero en otras (Twitter, Facebook) el uso es más difuso y se mezclan aspectos profesionales y personales.

Personalmente, he optado por distinguir perfiles y reservar el corporativo a todo lo que atañe a mi profesión; otros comparten todas sus inquietudes en un mismo perfil. Ahora bien, no debe perderse de vista que mucha información es visible al público en general.

En definitiva, vale la pena tomarse el tiempo de preparar unas buenas plantillas que luego adaptaremos a cada comunicación, para tener un modelo que nos sirva de guía y nos permita optimizar el tiempo sin dejar de cuidar el lenguaje. En los correos electrónicos hay que tener presente que la persona a quien nos dirigimos puede tener una larga lista de mensajes por leer, así que cuanto más claros y concisos, mejor.

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Leo a menudo tus artículos, pero creo que esta es la primera vez que comento uno.
Me han parecido unos consejos muy prácticos y sencillos de aplicar. Muchas gracias por compartirlos. A mí, personalmente, me parece una gran idea tener plantillas para todo tipo de documento que tengamos que elaborar a menudo, como las facturas, formularios, etc.
¡Enhorabuena por el blog!

Hola, Judith:

Sí, son consejos que pueden parecer muy obvios, pero no está de más recordarlos. Tener plantillas y mensajes tipo es genial, hasta que no los has usado unas cuantas veces no eres realmente consciente del tiempo que llegabas a perder.

¡Gracias por leerme!

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