Documentación clave para iniciar con buen pie un proyecto

En la entrada anterior, en la que hablé de cómo actuar ante un cliente insatisfecho, mencionaba que es importante disponer de una hoja de encargo y unas condiciones de ventas. Aquí me centraré pues en la documentación que considero imprescindible intercambiar con los clientes antes de prestarles servicios lingüísticos e iniciar un proyecto. A fin de cuentas, no deja de ser una relación comercial que debería estar regulada por escrito.

1) Presupuesto y encargo

La información que incluimos en las hojas de presupuesto y encargo puede agruparse en las siguientes categorías, y cuanto más detallada sea la información que figure, mejor:

  • Datos del cliente
  • Datos del encargo
  • Datos de facturación
  • Observaciones
  • Fecha
  • Firma del cliente

2) Condiciones de venta

En este documento incluiremos las condiciones generales que aplicamos para todos los trabajos que realizamos. Pueden recoger información sobre los aspectos siguientes:

  • presupuesto y pedido
  • condiciones de pago
  • modificación o cancelación de un encargo
  • consultas al cliente
  • calidad
  • confidencialidad
  • protección de datos
  • resolución de conflictos

Adicionalmente, podemos adjuntar también una presentación de nuestros servicios al enviar un presupuesto. Es una buena manera de dar a conocer nuestra empresa a los nuevos clientes, para que vean el abanico de servicios que ofrecemos y una muestra de trabajos parecidos que hemos realizado anteriormente.

Todo ello contribuirá a encarar cada proyecto con mayor seguridad y confianza –tanto para el cliente como para nosotros–, ya que todas las condiciones y especificaciones del trabajo quedarán detalladas antes de empezar a trabajar. Afianza nuestra profesionalidad y seriedad y nos permite encarar los trabajos con tranquilidad.

En caso de discrepancias, dispondremos de pruebas escritas en las que basarnos, más allá del intercambio de correos y llamadas que puedan haberse generado a lo largo del proceso y sabremos qué obligaciones debemos cumplir unos y otros.

Además, y curiosamente, seguir todos estos pasos nos permite filtrar a los clientes potenciales: si una empresa es reticente a firmar un presupuesto o una hoja de encargo, mala señal; al igual que aquellos clientes que se niegan a pagar un porcentaje del importe total al confirmar el trabajo. Son buenos métodos para prevenir la aparición de clientes propensos a la morosidad.

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Este tipo de cosas, tan importantes para un traductor, por norma general no las enseñan en la carrera. Gracias por tu blog. =)

Un saludo.

Gracias a ti, Alicia:
Es cierto que en la carrera hay muchas lacunas en lo que se refiere a los aspectos más prácticos del oficio, pero creo que ocurre con todas. El desarrollo de la profesión lo vas aprendiendo día a día e intercambiando experiencias con los colegas. ¡Nunca se deja de aprender!

Completamente de acuerdo con tu exposición. Estamos obligados a curarnos en salud, cubrirnos las espaldas, educar a nuestros clientes y de vez en cuando también debemos aprender a decir que NO a según qué propuestas.
Cierto es que no nos enseñan nada de todo esto en la Universidad y que se aprende errando y a trompicones. Una verdadera pena que no exista alguna asignatura sobre Gestión de Proyectos,
por ejemplo. Yo me animaría a impartirla.
Saludos.

Hola, Arantza:
Muchas gracias. No sé cómo andará ahora la carrera (yo me licencié en 1998), así que no puedo opinar mucho al respeto. No hay nada mejor que los conocimientos que adquieres por ti mismo. Y no me refiero a los teóricos (que también), sino sobre todo a los prácticos: formar parte de una asociación, trabajar durante un tiempo en plantilla e intercambiar experiencias con los colegas es de gran ayuda y una gran fuente para encarar con más seguridad y conocimiento los retos que se nos presentan día a día. La experiencia es un grado, pero aún así, se aprenden cosas nuevas cada día.

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