Tres pautas para reducir los costes de traducción

Cuando una empresa decide lanzarse al mercado exterior, debe decidir qué documentación traducir o adaptar y cómo hacerlo. Es una inversión necesaria si quiere iniciar con buen pie la comercialización en los países de destino.

Tal y como comentamos en la entrada sobre sitios web multilingües, no siempre es necesario traducirlo todo por igual en cada idioma. La labor de un buen proveedor de servicios lingüísticos es asesorar al cliente antes de iniciar el proceso. A continuación detallamos tres pautas que se pueden aplicar para mirar de aligerar la partida presupuestaria reservada a la traducción o adaptación del material corporativo.

1) Analizar la documentación y el objetivo de la comunicación

Saber a qué público van destinados los documentos y con qué finalidad se quieren traducir puede ser de gran ayuda para disminuir el volumen de páginas o palabras objeto de traducción. Hay información que no es pertinente para la clientela extranjera. Otras veces, una versión sintética o una selección de la documentación es suficiente. La adaptación es más laboriosa, pero el coste puede verse reducido.

Por otra parte, el coste de traducción o adaptación no debería ser el mismo para un documento reservado para uso interno en la empresa que para los folletos destinados a una campaña publicitaria, por poner dos ejemplos. Las repercusiones en caso de error no son las mismas, ya que si bien el documento interno lo leerá un número reducido de personas, el folleto puede pasar por centenares de manos (de clientes) y un error podría minar la reputación de la empresa y las perspectivas de negocio. Por lo tanto, el estilo deberá ser mucho más preciso y la redacción más cuidada en el segundo caso que en el primero. En este caso, es muy aconsejable que un corrector profesional, experto en la cultura y el idioma en que está escrito el original y nativo de la lengua a la que se versa el texto, revise con gran atención el contenido traducido.

2) Una imagen vale más que mil palabras

No siempre hacen falta vocablos para expresarse. Mapas, diagramas y pictogramas pueden ser de gran ayuda, son más fáciles de entender para el lector extranjero y, además, no deben traducirse. Solo habrá que tener sumo cuidado, especialmente en el caso de las imágenes, en escoger motivos que no puedan suponer una ofensa o una molestia para el público al cual están destinados.

3) Depurar el contenido

Evitar las redundancias, los pasajes superfluos, las perífrasis y los archisílabos reduce drásticamente el número de palabras de un texto. Con un estilo directo y preciso, se evitan posibles errores y se consigue el propósito marcado.

Contar con el asesoramiento del proveedor de servicios lingüísticos es una oportunidad única para definir con exactitud qué es necesario y qué es superfluo. Si se definen con concreción las características y la finalidad de los textos corporativos y se mejora la redacción, se puede conseguir reducir el número de palabras y se rebajarán así los costes de traducción y adaptación. El trabajo de equipo desde el inicio repercutirá positivamente en la imagen de la empresa en sus intercambios internacionales y en su partida de gastos. ¡Y todo ello sin la necesidad de pedir una rebaja o un descuento!

Autor de la foto: Mconnors, vía Creative Commons

ene 30 2012

La industria en China

Este mes la Cámara de Comercio de Barcelona ha presentado el estudio La industria en China, elaborado a partir del análisis de los datos económicos del sector en este país y las entrevistas realizadas in situ a treinta empresas que se han implantado en el país asiático.

En la presentación se hizo un breve repaso de las cifras económicas del estado asiático, las zonas de desarrollo y su distribución geográfica, las previsiones del gobierno en los próximos años. Asimismo, se enumeraron los sectores en la industria que pueden generar mayores oportunidades de negocio para las empresas españolas. Finalmente, el ponente resumió los pasos que deben seguirse para comprar y vender en China, sin dejar de lado unos breves consejos sobre cuestiones culturales.

Los datos socioeconómicos muestran el gran potencial de ese mercado:

El 40% de la población mundial vive en China, con un elevado grado de concentración urbana (183 ciudades reúnen a 1.000 millones de habitantes).
El año 2010 era la segunda economía del mundo: representaba el 8% del PIB, a pesar de suponer menos del 10% del peso económico global; en 2050 debería ser la primera potencia mundial.
Entre los años 1990 y 2008, multiplicó por tres su consumo de energía, pasando a representar el 2,4 % del consumo energético mundial.

El año 2012 será un año complejo para el gigante asiático: el PIB y las exportaciones han disminuido; el gobierno va a poner freno al boom inmobiliario y quiere potenciar el consumo interno. El estudio destaca como ventajas la integración elevada en la economía mundial, las buenas infraestructuras, la importante generación de empleo y el progreso social y la reducción de la pobreza (aumenta la clase media). Sin embargo, China es un estado que también presenta grandes inconvenientes: el exceso de ahorro e inversión, la insuficiencia del sector bancario, la distribución dispar de la población por regiones, la corrupción del sistema legal, el envejecimiento de la población, la sobreindustrialización (no es una sociedad del conocimiento), la excesiva dependencia en el IDE extranjero, la dependencia económica en el petróleo, con el consecuente deterioro medioambiental y, finalmente, la ausencia de un sistema político democrático.

Desde un punto de vista sectorial, ya no todas las industrias son bienvenidas en las regiones más desarrolladas (el noreste, el sureste y el delta del río de la Perla, el delta del río Yangtzé y el sureste). El Estado quiere potenciar el crecimiento del interior del país; si bien los gobiernos locales facilitan mucho la implantación de las empresas, mediante incentivos fiscales como la reducción del impuesto de sociedades y medidas preferencias para estimular la inversión de empresas extranjeras y los precios inmobiliarios y los salarios son más baratos, también es cierto que la mano de obra cualificada escasea, la barrera idiomática se hace más presente y determinadas regiones no poseen las infraestructuras adecuadas. Además, debe tenerse en cuenta que las concesiones para los terrenos y los edificios son por cincuenta años; después, pasan a ser propiedad del gobierno.

Foto extraída en Image*after

Sectores destacados

Automoción

China es el principal productor mundial de vehículos
Oportunidad: tecnología requerida por los OEM implantados en el país
No se puede competir en producción con los proveedores locales

Aeronáutica

El mercado de la aviación civil es de los que experimenta un crecimiento mundial más rápido
La importación de piezas y componentes electrónicos se ha cuadriplicado en diez años
Fuerte demanda de productos importados y tecnología para asegurar los estándares de calidad

Maquinaria

Este sector ha experimentado un crecimiento del 33% anual desde 2002
El gobierno ha establecido objetivos técnicos en el 11º plan quinquenal para alejarse de la dependencia exterior
Elevada capacidad para producir máquinas de gama baja, pero no de gama alta

Energía eólica

El mercado chino ha experimentado un crecimiento del 90% en los últimos cinco años
El gobierno quiere impulsarlo en los próximos diez años para reducir las emisiones de carbono
Las empresas extranjeras tienen dificultades para entrar a bajo coste, ya que los fabricantes chinos forman parte de los diez mayores del mundo, pero sí pueden hacerlo con componentes que ofrecen mayor tecnología

Equipamiento médico

Segundo mercado más grande de Asia, aunque muy fragmentado geográficamente
Productos con mayor volumen de ventas: equipos electromédicos, equipos de rayos X, reactivos, instrumentación IVD, prótesis y extensiones ortopédicas
El envejecimiento de la población, el aumento del PIB y el crecimiento de las ciudades conllevará un incremento de la demanda

Comprar en China

Para escoger el proveedor apropiado para los productos de la empresa, deben considerarse y evaluarse una serie de parámetros:

capacidad de fabricación
diseño y desarrollo
certificaciones
comunicación en inglés
infraestructuras y transporte
infraestructuras de los equipos y sus condiciones
focalización
experiencia
estrategia de precios
capacidad de fabricación extra
cooperación a largo plazo

Tras la fabricación, es importante efectuar una supervisión de todo el proceso:

control de la calidad: validación de las muestras, auditorías, controles periódicos, ensayos
inspección antes del envío (pre-shipment): aspecto, dimensiones y test funcional
control durante la carga: empaquetado y etiquetado, cantidad, sellado del contenedor

Vender en China

La implantación en el gigante asiático requiere mucho tiempo y energía; el personal implicado en el proceso debe estar muy bien preparado y bien cualificado. Es importante no lanzarse a la aventura; la empresa debe explorar y evaluar si puede entrar en el mercado, ya que no está hecho para todas las empresas.

Evaluación de la demanda del mercado
Análisis de la competencia
Identificación de los canales de venta
Creación de una base de datos
Desarrollo de una estrategia de venta
Ejecución de las ventas

A la hora de seleccionar el canal de ventas habrá que tener en cuenta las capacidades de venta (red de relaciones y clientes, capital, recursos humanos y logísticos, conocimiento de la industria, dimensiones geográficas) y el coste en formación sobre los productos y en idiomas (inglés).

Lengua y cultura

Finalmente no deben olvidarse los aspectos relacionados con las costumbres, la lengua y la cultura. Si bien nunca hay que obviarlos, en una cultura tan alejada de la española como la china, no está de más ser precavido en los intercambios.

Los asiáticos en general, y los chinos en particular, no son tan efusivos como las personas latinas y mediterráneas. No les gusta mucho el contacto físico, por lo que los saludos y las presentaciones deberán ser breves y habrá que evitar ser efusivos. Hacen mucho hincapié en la puntualidad y la jerarquía (hay que presentar a las personas de mayor a menor rango). Las críticas y puestas en ridículo son muy mal vistas: los toques de atención y discusiones deberán resolverse en privado o aparte.

Las tarjetas de visita deben estar en chino y detallar los cargos y tareas que desempeña la persona. Al inicio de las conversaciones se tratarán temas sin importancia, como la cultura, el paisaje y la arquitectura. Aunque parezca obvio, el traje y la corbata son obligatorios. También aprecian mucho los regalos.

En la cultura china el no está mal visto, por lo que un quizás puede encubrir una negativa real. Es importante no olvidarlo, para no perder el tiempo en negociaciones que no llegarán a buen puerto. Los procesos de negociación se pueden alargar mucho. Los chinos acuden a ellos con un grupo numeroso, en el que cada persona desempeña un papel concreto y, a pesar de que pueda parecer lo contrario, están muy bien coordinados. Su cometido es desgastar a la otra parte para lograr un acuerdo que les sea más favorable. En las comidas, que se extienden largas horas, no es correcto hablar de los negocios. El intérprete con el que acudamos a las negociaciones será nuestra mayor baza de éxito: no solamente conoce el lenguaje técnico, sino que percibe todas las sutilezas culturales y nos orientará en la toma de decisiones.

Y finalmente, las empresas con experiencia en este mercado asiático destacan también que la firma del contrato no conlleva el final de las negociaciones; en realidad, es el inicio de la definición del entramado de detalles del acuerdo comercial.

Dentro de unos meses la Cámara de Comercio de Barcelona pondrá a disposición el estudio completo en su versión impresa. Podéis consultar la ficha sobre China en el web de la entidad y poneros en contacto con el departamento de internacionalización para obtener más información.

ene 23 2012

Negocios en el norte de África

El pasado mes de marzo, el programa Valor afegit (valor añadido) de TV3 emitió un breve reportaje sobre los riesgos y las oportunidades de negocio para las empresas catalanas en el norte de África y Oriente Medio. Los mercados europeos crecen mucho más despacio que los mercados situados en países emergentes con un gran potencial de desarrollo.

Las cifras son esclarecedoras: entre los años 2003 y 2008, las exportaciones catalanas a países de esas dos regiones crecieron un 52,5%, con Turquía y Marruecos como primera y segunda destinación, y las importaciones a Cataluña un 64,4%, con Argelia y Libia como principales importadores por el petróleo y el gas, puesto que los gobiernos no permiten que empresas extranjeras implanten negocios de distribución en los sectores estratégicos.

Exportaciones de Cataluña a los países del sur del Mediterráneo

Otra muestra de que los intercambios económicos y comerciales están aumentado entre Cataluña y los países de la cuenca sur del Mediterráneo es el incremento de vuelos semanales intercontinentales; actualmente hay 76 vuelos diarios que conectan Barcelona con las principales ciudades de dichos territorios.

Las empresas catalanas han descubierto y ven con buenos ojos el desarrollo de relaciones comerciales con los países más abiertos y receptivos a la colaboración internacional de la cuenca sur del Mediterráneo. Y si bien los avances en el ámbito gubernamental e institucional son más bien lentos, hay mucho dinamismo en el sector privado.

El reportaje recoge el testimonio de cuatro empresas catalanas que realizan negocios con países del Magreb y Oriente Medio, ya sea desde España o mediante la apertura de una filial allí: Enric Caso, director general de Mango ; André Vanyi-Robin, director de Adecq Digital; Miquel Àngel Munar, director de la división de sanitarios de Roca en Europa y África; y Miquel Ribera, de Conic System. También interviene en el reportaje Javier Albarracín, director del Instituto Europeo del Mediterráneo.

A través de su testimonio, los entrevistados destacan que los países del norte de África y Oriente Medio son un buen mercado para las empresas catalanas:

Son mercados en expansión, gracias a su apertura y el aumento de la tolerancia y el aumento del poder adquisitivo de las poblaciones.
Los costes salariales son más bajos. A título de ejemplo, un ingeniero marroquí cobra el 40% del salario de un español o catalán y ofrece la misma calidad de desarrollo y trabajo.
Su proximidad es una clara ventaja, frente a otros países como India o China: hay solo dos horas de viaje, lo que facilita la comunicación, la gestión de proyectos y la integración en equipos multidisciplinares y multilingües.

Sin embargo, también destacan algunos inconvenientes:

La evolución de los negocios y su crecimiento y desarrollo dependerá de las decisiones que se toman en el ámbito político y de la estabilidad en dichos países.
La mentalidad a veces puede suponer un problema. Al tener una mano de obra muy barata, cuesta que se invierta en maquinaria cara en esos estados.

De las declaraciones de los entrevistados se desprende la importancia de las diferencias culturales y la necesidad de tener un buen conocimiento del sistema jurídico y económico para establecer relaciones comerciales fructíferas. Una buena manera de empezar con buen pie es participar en las misiones comerciales que organizas las cámaras de comercio de esos países.

A pesar de las turbulencias acaecidas recientemente, los países del Magreb y Oriente Medio presentan un enorme potencial comercial para Cataluña y España, y no solo para las empresas, sino también para las instituciones y otros agentes de la sociedad. Las reformas políticas que se lleven a cabo y las ayudas financieras recibidas del extranjero determinarán en gran parte la evolución de esos mercados.

Os dejamos el enlace para acceder al reportaje: Norte de África: riesgos y oportunidades (en catalán)

ene 10 2012

El multilingüismo en la empresa: el sitio web

Mediante su sitio web las empresas cuentan con una magnífica tarjeta de presentación en la Red que les permite darse a conocer. Además de esta función informativa, el web corporativo también puede desempeñar una función comercial, si la empresa lo convierte en una plataforma de comercio electrónico para poner a la venta sus productos en Internet.

Frente a otros soportes menos versátiles y más efímeros, como las tarjetas, los folletos o las vallas publicitarias, el web presenta claras ventajas:

Posee un carácter dinámico y permanente a la vez: siempre se puede acceder a él, pero el contenido se puede modificar y adaptar continuamente.
El diseño y la implementación de un sitio web son más económicos y menos laboriosos que la edición de material corporativo en soportes impresos (creación de la campaña, diseño y maquetación, impresión). No solo ganamos tiempo, sino que la inversión dineraria es inferior.
Su alcance es global: nos permite llegar a clientes de cualquier punto del planeta. Una vez definido el contenido, podemos generarlo en tantos idiomas como deseemos, sin que los costes se disparen.

Un sitio web multilingüe es por lo tanto una herramienta de gran ayuda para cualquier empresa que inicia o desarrolla un proceso de exportación o internacionalización. Para que contribuya al éxito de su implantación internacional, debe adaptarse a las preferencias de la clientela, que se desenvuelve en un entorno concreto, con un idioma y una cultura específicos.

Pautas para adaptar el sitio web

En primer lugar, hay que determinar el público objetivo: saber quiénes son nuestros clientes potenciales, dónde se ubican y cuál es su cultura nos ayudará a escoger los idiomas y las variantes dialectales en que debemos redactar los contenidos que queremos incluir.

Determinados datos los queremos compartir por igual con todos los clientes. Información sobre productos estándares, el soporte técnico, tutoriales son claros ejemplos de contenido global. Una vez redactado en un idioma, este material es objeto de traducción al resto de idiomas del web.

Ahora bien, también podemos generar contenido local, específico para un público o un mercado concreto, en un idioma en particular. Productos especiales, promociones locales o campañas publicitarias son tres ejemplos de datos objeto de adaptación o redacción en el idioma de la clientela potencial.

Si bien se puede optar por un web multilingüe que contiene la misma información en todos los idiomas, debemos ser conscientes que se desatienden las diferencias culturales de los clientes locales. En cambio, un web cuyo contenido está adaptado en función de cada lengua se amolda a la cultura local y los intereses de cada cliente.

Un web multilingüe es rentable

Preferimos leer textos redactados en nuestro idioma; nuestros clientes también. Mediante un sitio web multilingüe, establecemos una estrategia de proximidad muy rentable para nuestro negocio; las probabilidades de que los clientes potenciales adquieran productos o establezcan relaciones comerciales con un proveedor que se dirige a ellos en su lengua son mayores:

las personas que acceden a contenido en su idioma comprenden mejor los mensajes comerciales;
los recuerdan con mayor facilidad;
los sienten más cercanos, por lo que les influirán más.

El coste de la adaptación lingüística al mercado local, también conocida bajo el nombre de localización, implica una mejora en el servicio y contribuye a la fidelización del cliente final. Es por lo tanto una inversión rentable a corto y medio plazo.

Para optimizar la distribución de la información en el sitio web, lo mejor es idear y diseñar una estructura multilingüe de entrada. Tener que agregar más idiomas a un web ya estructurado inicialmente en un solo idioma puede complicar la posterior inclusión de contenido. Tanto para las cuestiones de diseño como las idiomáticas, es importante contar con un equipo de profesionales que nos asesoren y nos ayuden a concebir un sitio web que cumpla eficazmente su objetivo comunicativo de forma clara y sencilla. Consecuentemente, es ideal que todos los implicados —empresa, diseñador, programador web y proveedor de servicios lingüísticos— trabajen en equipo y estén en contacto para optimizar el sitio.

Si queréis obtener más información al respeto, os invitamos a consultar la guía El multilingüismo en las webs de empresa, editada por la Generalitat de Cataluña; especialmente el apartado dirigido a responsables de webs, en que se detallan las pautas a seguir para generar sitios multilingües desde cero o a partir de un web ya creado.

dic 22 2011

Balance del 2011

El año llega a su fin y ha llegado el momento de hacer balance. Ha sido un año movido, en el que hemos implantado algunos cambios que vamos a perfeccionar a lo largo del próximo año, con un objetivo claro: optimizar los servicios que ofrecemos y mejorar la relación con los clientes que confían en nosotros.

Comunicación

Hemos reestructurado gran parte de nuestra comunicación corporativa, con el fin de mejorar el diálogo con nuestros clientes. Hemos estrenado imagen corporativa y redefinido el contenido del sitio web. Pero hemos ido más allá; tras un año en la blogosfera, hemos decidido dar un cambio de rumbo a la bitácora para centrarnos en temas relacionados con la comunicación multilingüe, la internacionalización, las energías renovables y otros ámbitos que iremos definiendo a lo largo del 2012 y que creemos que serán de interés para la clientela. Y finalmente, este mes hemos iniciado la publicación de un boletín para nuestros clientes, a través del cual queremos ponerles al corriente de nuestras novedades, pero también facilitarles información sobre los temas que les interesan. Por supuesto, seguiremos compartiendo datos de esos ámbitos a través de nuestros perfiles en Twitter y Facebook.

Gestión de la actividad

Hemos empezado a utilizar 4Visions manager, una aplicación en la nube que nos permite gestionar el conjunto de nuestra actividad: los proyectos lingüísticos, la cartera de clientes y colaboradores, la facturación y la agenda. Con ello esperamos ofrecer una mejor atención, incrementar nuestra productividad y mejorar el flujo de asignación de proyectos a nuestros colaboradores.

Filosofía de trabajo

Un año más, comprobamos que el buen servicio, la afabilidad, y el diálogo son primordiales para afianzar la relación con cada uno de nuestros clientes. Y esta filosofía se extiende a la relación que mantenemos con nuestros colaboradores. Preferimos trabajar con un equipo reducido de colaboradores: con cada uno de ellos hemos establecido una relación de confianza, saben cómo trabajamos, conocen bien las particularidades de los proyectos recurrentes y compartimos una ética profesional. Si trabajamos con profesionales que no comparten nuestros valores y no los cuidamos como se merecen, nos arriesgamos a ver dañada nuestra reputación y descontentar a nuestros clientes.

Encaramos el 2012 con mucha ilusión; volveremos en enero con las pilas cargadas y más novedades. Esperamos que todos vosotros podáis disfrutar también de un descanso bien merecido.

¡Felices fiestas a todos!

nov 30 2011

La internacionalización: una vía para generar oportunidades de negocio

Del 15 al 17 de noviembre, ACC1Ó organizó en Barcelona el Encuentro de Centros de Promoción de Negocios. Fue una ocasión excelente para disfrutar, durante tres días, de talleres y entrevistas que giraron en torno a un tema central: la internacionalización.

En la sesión plenaria del día 15, Oportunidades globales y nuevas áreas de negocio, los ponentes destacaron cuáles son los retos a los que se enfrentan las empresas que inician el proceso de internacionalización y pudimos contar en primicia con el testimonio de cuatro empresas que se han lanzado al crecimiento al exterior.

A título introductorio, Antoni Fita, coordinador del área de conocimiento empresarial de ACC1Ó, presentó el nuevo escenario al que se enfrentan las empresas catalanas:

Aumento de las fragilidades y las asimetrías en el ámbito internacional.
Diferencial de crecimiento de las economías, a escala geográfica y sectorial.
Gran incremento de la población mundial; envejecimiento sin precedentes en Occidente y aparición de una nueva clase mediana en los países emergentes (Asia, principalmente).
De aquí al año 2035, a escala mundial, la demanda energética se incrementará en un 36%, la demanda de agua potable en un 40% y la de alimentos en un 50%.

Los retos que se presentan en los ámbitos de la energía, el agua y la alimentación, junto con los cambios demográficos, económicos y políticos a escala mundial, generan oportunidades para las empresas de nuestro país.

Posteriormente, intervinieron el Dr. Joan Tugores y tres empresarios: Xavier Fitó, de Semillas Fitó; Ramón Comellas, de Circutor; y Marcelo Devicenzi, de Igeotest; en sus empresas han iniciado o desarrollado el proceso de internacionalización con éxito. En el debate que se generó, cada uno relató de forma breve su experiencia, los obstáculos con los que se encontró y sus claves de éxito.

De forma desordenada, estos son los consejos destacados de sus intervenciones:

Buscar un nicho de mercado y captar las oportunidades de negocio.
Definir bien la táctica y la estrategia que seguirá la empresa.
Invertir y reinvertir en I+D; la innovación es fundamental para no perder competitividad.
Todo el equipo debe estar motivado, firmemente comprometido e unido, ya que exige muchos sacrificios; internacionalizarse es una carrera de fondo.
Asistir a ferias y salones, primero como espectador, para aprender de la competencia.
Integrarse en la cultura del país de destino: ser flexible y tener una mentalidad abierta, ya que tarde o temprano se producen choques culturales.
Establecer, en la medida posible, un contacto directo con el cliente y escucharlo; las experiencias intercambiadas son una gran fuente de adquisición de conocimientos.

La internacionalización es difícil, pero imprescindible y posible; ahora bien, no debe enfocarse como una apuesta transitoria y requiere la implicación de todos los miembros de la empresa. El proceso de expansión internacional permite aprender mucho a los que inician el proceso, lo que le otorga un gran valor de incentivo. Por otra parte, la diversificación de mercados y clientela permite disminuir los riesgos (lo que comúnmente se describe con la imagen de no meter todos los huevos en la misma cesta). Y a modo de conclusión, los intervinientes destacaron el optimismo que se genera cuando empiezan a obtenerse resultados: si la empresa crece, el equipo directivo y los trabajadores también lo hacen, por lo que todo el mundo está entusiasmado y contento.

Podéis acceder al contenido del encuentro (en catalán) en el portal de l’Anella.

Autor de la foto: Wallyg, vía Creative Commons

nov 14 2011

365 días en la blogosfera

El 18 de noviembre de 2010 publiqué la primera entrada de este blog; es un proyecto que encaré con mucha ilusión. No son tiempos fáciles y ante el pesimismo que demasiado a menudo nos rodea, pretendía ser una mirada fresca y positiva a la profesión traductoril, con un enfoque empresarial y emprendedor, alguna pincelada al asociacionismo y alguna que otra incursión en otros temas relacionados que también me interesan, como la productividad y la gestión del tiempo. Alguna categoría más hay, pero creo que por ahora son las que más he explotado.

A pesar de ser una bloguera novata, he tenido la inmensa suerte de que cuenten conmigo en APTIC para participar como ponente en la mesa redonda sobre blogs, con tres referentes de la blogosfera lingüística, como son Pablo Muñoz, Oliver Carreira y Clara Guelbenzu. Ricard Sierra, un referente en nuestra profesión y bloguero activo durante años, ejercerá de moderador. Ellos llevan años publicando contenido en sus bitácoras, así que será un honor compartir mesa con ellos. Más que transmitir, creo que voy a aprender mucho de ellos.

Con 34 entradas publicadas y tras unas semanas de meditación, he decidido darle un giro a este blog. Quiero separar mi marca corporativa de mi persona y tratar aquí temas que sean de interés para los clientes, ajenos a nuestro gremio: el multilingüismo, la internacionalización de las empresas, gracias a la exportación y las licitaciones, y lo que se me ocurra más adelante. A ver si soy capaz de afrontar con éxito este nuevo reto que me marco.

Los temas que abordaba aquí los seguiré desarrollando en un blog personal, donde podré hablar largo y tendido sobre emprendimiento y los cambios que está experimentando nuestra profesión.

Gracias a mis lectores y a los que habéis añadido algún comentario a las entradas que publico. Espero seguir contando con vosotros en el blog de mi web personal.

¡Hasta pronto!

nov 10 2011

Networking focalizado

Se puede hacer networking en todo momento, pero para optimizar el tiempo y obtener los mejores resultados posibles, es necesario focalizar nuestros esfuerzos.

Foto de uuuhyeah, vía Creative Commons

Antes de lanzarnos a la acción debemos pues determinar cuáles son las especialidades que deseamos potenciar y concretar consecuentemente los ámbitos, los sectores y los países en los que iniciaremos o ahondaremos la búsqueda de nuevos clientes. Una vez determinados, podemos emprender la prospección presencial y virtual.

Networking presencial

Hacer una criba de las jornadas, las reuniones, las ferias, los congresos y los actos que nos pueden interesar. Organizar la agenda para asistir a los que nos brindarán mayores oportunidades de contactar con personas interesantes y clientes potenciales. Cuánto más especializado sea el evento, mayor posibilidad tenemos de hacer contactos efectivos, especialmente si son sectores o negocios en vías de expansión e internacionalización.

De vuelta a la oficina, el mismo día o el día siguiente (cuando antes mejor para que la memoria no nos juegue malas pasadas), es preciso iniciar el seguimiento: recopilar la información recogida, agregar los contactos en nuestra base de datos de clientes y añadir todos los detalles que recordemos del encuentro (idioma en el que nos hemos dirigido a esa persona, impresiones, si ha solicitado información, etcétera); en definitiva todo lo que nos haya permitido conectar con la persona para poder posteriormente enviarle una presentación de nuestros servicios y un mensaje personalizado.

Es aconsejable no dejar pasar más de dos o tres días después del encuentro para enviar un correo a las personas con quién nos interesa mantener el contacto. Es más fácil que el otro nos recuerde (y viceversa). Si queremos agregarlas a nuestra red profesional, también es conveniente hacerlo en ese plazo. Así jugamos con la baza de la memoria a nuestro favor.

Networking virtual

Las redes sociales pueden facilitarnos la búsqueda de nueva clientela, pero hay que establecer un buen plan y focalizar bien, sino podemos dispersarnos y perder de vista nuestro propósito. Los portales sectoriales también son una buena fuente para hacer acopio de los datos de las empresas que nos interesan, para buscarlas luego en los social media. Personalmente, las dos redes que más potencio son LinkedIn y Twitter, aunque hay que tener presente cuál es más potente en otros países (si hacemos acciones de marketing y búsqueda de clientela en el extranjero).

Al igual que deberíamos hacer con las campañas de marketing por correo electrónico, para prosperar es importante enviar un mensaje personalizado. Nada de dejar el «Me gustaría añadirte a mi red profesional en LinkedIn». Redactar un mensaje escueto pero conciso es todo un reto para ir al grano sin dejarse lo primordial y no sonar agresivo o borde, pero tendremos mayores probalidades de éxito.

Una vez el cliente potencial ha aceptado nuestra invitación, nada de dormirse en los laureles. Al igual que con el networking presencial, el seguimiento es primordial. Es aconsejable enviar un mensaje de agradecimiento a las personas que nos han agregado a su red de contactos; ello nos permitirá posteriormente enviarles un mensaje por correo electrónico con una presentación más pormenorizada de nuestros servicios, en el cuerpo del mensaje o en un archivo adjunto.

Otra premisa que debemos recordar es que el tiempo es oro: enviemos mensajes estructurados y bien redactados, en los que destaque la información relevante. El destinatario de nuestro mensaje lo agradecerá. Si el cliente potencial nos lo solicita, ya habrá ocasión de profundizar y dar más detalles.

Hay que armarse de paciencia: los resultados no son inmediatos; más bien lo contrario. Podemos tardar tranquilamente unos cuantos meses en conseguir que esas tomas de contacto se conviertan en solicitudes de presupuesto y trabajos. Ante las primeras “victorias”, no debemos bajar la guardia y seguir con nuestro plan de acción.

Si bien debemos intentar ser tan constantes como podamos, lo cierto es que es bueno aprovechar al máximo las semanas de disminución de actividad para potenciar el networking y la búsqueda de nuevos clientes. Ya sea virtualmente o presencialmente, debemos establecer un buen plan de ataque y seguimiento para optimizar al máximo el tiempo dedicado a ampliar nuestra red de contactos. Y una buena manera de conseguir que los demás se acuerden de nosotros, es ofreciéndoles algo sin esperar nada a cambio: compartir información relevante de interés para ellos, divulgar noticias de su sector, enviarles una felicitación en las fechas señaladas, un detalle navideño; lo que se nos ocurra para fomentar los lazos con ellos: detrás de cada empresa hay una persona, no lo olvidemos. Y con quien conectamos es con las personas, no las entidades.

nov 3 2011

Pautas para prevenir la morosidad

¿Conocéis a algún autónomo que no haya sufrido nunca un retraso en el pago de un encargo? Es un hecho que se produce con cierta frecuencia, más de lo deseado, y algunos retrasos incluso derivan en casos flagrantes de morosidad, cuando el cliente deja de pagar.

Los motivos alegados son variopintos, pero a menudo es por falta de liquidez, a veces provocada por retrasos en cobros o una mala gestión de la contabilidad y el flujo de caja de la empresa. Sea como sea, a nadie le gusta dejar de cobrar un trabajo realizado y entregado, y podemos adoptar una serie de medidas para prevenir la morosidad.

¿Qué podemos hacer para protegernos contra la morosidad?

1) Formalizar el encargo por escrito

Redactar un presupuesto y un encargo por escrito y solicitar al cliente que nos lo devuelva firmado es el primer paso para iniciar con buen pie un proyecto. Aunque definamos las condiciones y características oralmente con el cliente, mejor plasmarlo todo por escrito. Por seguridad y comodidad para ambas partes: será mucho más fácil acogerse a lo pactado y tener más argumentos de peso en caso de malentendidos o problemas. En caso de impago, y ante la posibilidad de tener que presentar un proceso monitorio, es una prueba de que ha habido una relación comercial.

2) Solicitar una provisión de fondos antes de iniciar el proyecto

Si el importe es pequeño, podemos arriesgarnos y prescindir del pago a cuenta, pero para montos cuantiosos, mejor curarse en salud. Personalmente, recomiendo que nunca sea inferior al 40%.

En proyectos muy voluminosos y que duran varios meses, es recomendable acordar una segmentación del pago: cantidades mensuales, o tres pagos: uno al inicio, una a la mitad y otro a la entrega, o a 30 días de la última entrega, por poner un ejemplo. Como contraprestación, podemos programar entregas parciales al cliente; es una situación positiva para ambas partes.

Lo que hacen profesionales de otros sectores puede servirnos de inspiración. Los desarrolladores de aplicaciones informáticas y los diseñadores de sitios web suelen solicitar un pago a cuenta antes de iniciar el proyecto y pagos parciales a medida que avanza el proyecto.

3) Confirmar la recepción de toda la documentación

Puede ocurrir que un fichero se pierda por el ciberespacio o que se cuee en la carpeta de correo basura del cliente. Sea como sea, y a falta de parecer pesados, solicitad siempre que os confirmen la recepción de la documentación (presupuestos, encargos y por supuestos, proyectos). Es una manera de evitar sustos innecesarios y que puedan utilizar como excusa la manida frase de «es que no lo hemos recibido en el plazo acordado». Además, hacer el seguimiento de un trabajo realizado es una muestra de profesionalidad.

Un cliente no me paga, ¿y ahora qué?

Llevar al dedillo la contabilidad y recordar la fecha de vencimiento de las facturas es importante. Pasado el plazo estipulado de pago, debemos ponernos en contacto con el cliente. Primero por correo electrónico, pero si no contesta, una llamada puede bastar para poner solución al problema.

Si sigue sin pagar, podemos proceder a enviar recordatorios: quincenales, semanales, cada dos días, todo depende del importe y del retraso en el pago. Sed educados, pero firmes. A fin de cuentas estamos exigiendo algo que es nuestro: el pago del trabajo realizado.

Si el cliente no da señales de vida, da largas o simplemente pasa del tema, los entendidos aconsejan que primero le avisemos que nuestro abogado va a ponerse en contacto con él. A veces con esa amenaza basta. Otras, hay que hacerle llegar una carta redactada por un abogado. Y si sigue en sus treces, podemos acogernos al proceso monitorio. Para cuantías inferiores a 30.000 euros es un recurso que la justicia pone a nuestra disposición, muy práctico porque no es necesario contar con un abogado o un procurador en la petición inicial. Desde 2008, incluso contamos con su versión europea, el proceso monitorio europeo, al que podemos acogernos para hacer frente a impagos de clientes de otros países miembros (a excepción de Dinamarca).

Ahora bien, hay señales que deberían hacer saltar nuestras alarmas. Debemos disponer de toda la información fiscal y de contacto del cliente (dirección, teléfono, CIF o NIF, web propia). Si se trata de una empresa, la ausencia de uno de estos datos es muy mala señal. La negativa de un cliente a firmar el presupuesto o el encargo y a pagar una provisión de fondos es una clara muestra de que puede demorarse en el pago o no ejecutarlo. Y cuando el retraso ya es fehaciente, la ausencia de contestación a nuestros mensajes en un lapso de tiempo prudente, o el hecho de no contestar a nuestras llamadas son una señal inequívoca de que nos encontramos ante un moroso. Hay que armarse de paciencia, no desistir, seguir los pasos y recordar siempre que estamos reclamando el pago por un servicio prestado.

Siempre es preferible intentar resolver el impago de forma amigable, sin tener que recurrir a la burocracia, pero es bueno saber que existen vías legales para poder actuar sin tener que desembolsar dinero. Bastante perdemos con el tiempo invertido en el seguimiento del cliente que se demora en el pago de sus facturas.

abr 7 2011

De la importancia de gestionar el tiempo

El tiempo es un recurso bien curioso: cada minuto, cada hora, cada día dura lo que dura, ni más ni menos y sin embargo a veces se nos antoja eterno y otras en cambio pasa volando (o eso pensamos). Pero el día solo tiene veinticuatro horas y es importante administrarlas bien para no acabar corriendo o con una montaña de tareas por terminar.

En noviembre de 2010 tuve la suerte de poder asistir al curso de gestión del tiempo organizado por APTIC y allí aprendí una serie de pautas para gestionar mejor mi tiempo y establecer objetivos claros.

Aprendí que es muy importante escuchar nuestro reloj interno para optimizar el tiempo y organizar las jornadas y poder agrupar así las tareas más pesadas o las que requieren más concentración en los picos de mayor productividad. Saber cuándo rendimos mejor nos ayudará a organizar mejor nuestras jornadas y adquirir buenos hábitos.

Otro punto clave es identificar a los ladrones del tiempo (las pérdidas de tiempo por culpa de distracciones e interrupciones), que nos desvían de las actividades para conseguir los objetivos que nos habíamos marcado. Es casi imposible evitarlos, pero sí es primordial identificarlos y no dejarse avallasar.

El estrés y el desorden son dos enemigos contra los que hay que luchar con fuerza. El desorden invade el espacio físico, pero también el mental. Si trabajamos y vivimos en un espacio ordenado, pensaremos con más claridad. Y planificar de forma realista, no acumular demasiadas actividades, saber delegar y decir no son algunas claves para evitar el estrés negativo, que nos frena a la hora de llevar a cabo nuestros propósitos, nos puede llegar a paralizar y minar nuestra salud.

¿Cuáles son las normas básicas de la organización del tiempo?

Formular objetivos (anuales, trimestrales, mensuales, semanales y diarios)
Planificar las actividades por adelantado
Marcar prioridades (priorizar lo importante y evitar la tiranía de lo urgente)
Realizar concretamente los objetivos (organizarlos en unidades manejables y tareas concretas)
Controlar y hacer el seguimiento de los objetivos

Para conseguir nuestros propósitos y gestionar bien el tiempo hay que plasmar los objetivos y las tareas por escrito. Solo así sabremos si hemos sido realistas en nuestras previsiones y podremos rectificar para enmendar los errores. Para ello podemos utilizar una agenda clásica en papel, una agenda electrónica, utilizar calendarios en línea o para descargar o crearnos una plantilla propia adaptada a nuestras necesidades. Yo utilizo, además de una agenda y una plantilla personalizada, los calendarios mensuales de Reprint Me y el calendario compacto anual de El Canasto.

Y como en la vida no todo es trabajo, la clave de la gestión del tiempo es conseguir que nos «sobren» horas para dedicarnos a otras actividades, socializar y disfrutar de la familia y los amigos.

Acabaré con una cita de Benjamin Franklin: «¿Amas la vida? No desperdicies el tiempo porque es la sustancia de que está hecha.»

El blog de Mar Traducciones

Reflexiones sobre la comunicación multilingüe y la internacionalización en un mundo global