Pautas para prevenir la morosidad nacional e internacional
14/05/2012 1 comentario
El retraso en el pago de las facturas emitidas supone un aumento del 0,5% del coste financiero de una empresa. Es por lo tanto muy importante gestionar y controlar la facturación y los créditos para minimizar los riesgos de morosidad, ya sea a escala nacional o internacional. Se pueden establecer pautas preventivas y acciones una vez ha vencido la factura, para evitar que un retraso en el pago se transforme en un caso de morosidad.
Estrategias de prevención
- Recabar información completa del cliente: datos fiscales, correo electrónico, los teléfonos y personas de contacto (no solamente los datos de nuestro interlocutor habitual, sino también los del departamento de compras, de administración y finanzas o contabilidad).
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Solicitar una provisión de fondos o un pago a cuenta antes de iniciar cualquier trabajo.
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Establecer un presupuesto o una orden de compra detallados (si es necesario, en forma de contrato redactado) donde figuren las características del servicio o los productos que se venden, las condiciones de venta (lugar de prestación del servicio, lugar de entrega), fecha de recepción y entrega, importe total, vencimiento, método de pago). Ambas partes deberán firmarlo en prueba de conformidad.
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Adjuntar las condiciones generales de venta con una cláusula que determine las acciones que se emprenderán en caso de retraso en el pago (por ejemplo, los intereses de demora) y otra en la que se especifique el tribunal competente en caso de litigio.
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Tras la realización del servicio o el envío de la mercancía, comprobar la correcta recepción y la conformidad por parte del cliente. Asimismo, cerciorarse de que el cliente, y si procede el departamento correspondiente, ha recibido la factura y que los datos que figuran son correctos.
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Entre 15 y 5 días antes del vencimiento, contactar el cliente para cotejar cómo se realizará el pago.
Medidas en caso de retraso
Ante un retraso, contactar al cliente de inmediato para averiguar qué ha ocurrido. Se aconseja no dejar pasar más de 10 días tras el vencimiento para iniciar la reclamación. Aunque puede ser un simple despiste o un retraso mínimo, debe definirse un plan de pagos e insistir ante el cliente hasta que liquide la o las facturas pendientes.
No debe perderse el tono cordial y educado; en esta fase la gestión se hace de forma amistosa y se confía en la buena voluntad del cliente por liquidar los pagos. Es primordial tener siempre a mano la información detallada de la factura que reclamamos para contraargumentar las posibles excusas del cliente para no pagar.
Si bien contactaremos a menudo al cliente por teléfono, es importante guardar constancia por escrito de los recordatorios que se envían, tanto de los honorarios devengados como de los honorarios pendientes.
Acciones en caso de morosidad
Cuando el cliente sigue dando largas o es imposible localizarlo, deben emprenderse acciones. A partir de este momento, las reclamaciones de los honorarios adeudados deberán hacerse siempre por escrito y remitirlas de forma fehaciente (mediante burofax, con certificación de contenido).
Puede ser necesario acudir a servicios profesionales, ya sean bufetes de abogados o una empresa especializada en la gestión de recobros, para dar más fuerza a nuestra reclamación. Ellos son expertos y podrán ejercer una mayor presión ante el cliente moroso.
Antes de iniciar una reclamación judicial, las partes pueden someterse a un arbitraje. Si esta última vía no funciona, habrá que emprender acciones legales. Para cuantías inferiores a 250.000 euros puede recurrirse al proceso monitorio, un recurso práctico porque no es necesario contar con un abogado o un procurador en la petición inicial. Desde 2008, incluso existe la versión europea, el proceso monitorio europeo, al que uno se puede acoger para hacer frente a impagos de clientes de otros países miembros (a excepción de Dinamarca).
Sin embargo, especialmente en el ámbito internacional, los expertos aconsejan contar con los servicios de un despacho de abogados en el país de destino, ya que ellos son los mejores conocedores de la legislación vigente en ese estado y podrán emprender acciones in situ que sean efectivas.
En conclusión, es importante tener presente que se incrementa la dificultad de cobrar facturas cuyo pago se demora mucho; es pues primordial anticiparse y reaccionar con celeridad. Por otra parte, debe recordarse también que es más fácil localizar al cliente durante la ejecución del trabajo y cuando la factura no ha vencido.
Foto: ppdigital, vía Creative Commons
